الغاية غير المخطط لها مجرد حلم دوجلاس ماكجريجور

التنظيم ودوره في نجاح العمل التطوعي

  • قم بإجراء تقييم لإحتياجات مؤسستك: للمتطوعين أهمية كبيرة في عمل المؤسسة وخاصة في أيامهم الأولى. يلعب المتطوع أدواراً مختلفة ويأتي بقدرات مختلفة، بما يشمل إدارة المهام اليومية التي تنفذ فيما بعد من قبل الموظفين الذين يتقاضون أجورهم. إسأل نفسك "ما هي الأدوار التي يمكن أن يقوم المتطوعين بأدائها؟" وضع خطة توظيف إستراتيجية تبعاً لذلك.
  • قم يتقييم صورة مؤسستك :كن واضحاً برؤيتك ومهمتك لتضمن الشفافية في العمل الذي تقوم به. سيساعد المتطوعون المؤسسات التي يرونها على أنها قانونية وجديرة بتخصصص بعض الوقت لها. وضح أهدافك، من هي المجموعة المستهدفة المستفيدة، وكيف يمكن للمتطوعين أن يكونوا جزءاً من مشاريعك.
  • حدد المتطوعين:ما نوع المتطوعين التي تحتاجهم مؤسستك؟ محترفين؟ طلاب؟ خريجون جدد؟ قد تختلف إستراتجيتك للتوظيف معتمداً في ذلك تبعاً للمجموعة المستهدفة وللأداور التي توكل اليهم لتنفيذها.
  • أنشىء شبكة عمل للمتطوعين: احتفظ بسجلات للمتطوعين الذين شاركوا بفرص عمل سابقة فقد تحتاج أحدهم في المستقبل. إن بناء قاعدة بيانات خاصة بالمتطوعين الملتزمين هو مصدر هام لأي مؤسسة.
  • التواصل:يعتبر التواصل من الطرفين مفتاح لمؤسسة فعالة لذا إطلب التغذية الراجعة من المتطوعين. تواصل مع المتطوعين السابقين وتابع البحث باستمرار عن متطوعين جدد.
  • أسس مجتمع تطوعي: أقم مناسبات وتدريبات للمتطوعين ليتعرفوا على بعضهم البعض وتأكد من نشر هذه المناسبات لجلب إنتباه متطوعين جدد.
  • ركز على فوائد مؤسستك: أكد في رسائلك عند الحاجة الى متطوعين على أن التطوع لا ينطوي على مجرد الانضمام الى مؤسسة معينة بل ركز على الفائدة المرجوة من التطوع كاكتساب مهارات جديدة والتعرف على أصدقاء جدد وغيرها من الفوائد.
  • أطلب من متطوعيك نشر الخبر: قم بتشجيع المتطوعين على أن يكونوا سفراء لك في تشجيع الآخرين على الانضمام الى العمل التطوعي.

لماذا يعد تدريب المتطوعين مهم؟

يعتبر المتطوعين القادرين، والمنتجين والمدربين ذو قيمة لأي برنامج تطوعي، إن وضع برنامج تعريفي وتدريبي مخطط له بشكل جيد يشجع المتطوع تقديم أفضل ما لديه، ويمده بالشعور أنه مرحب به ويزيد من انتاجيته.

يمكن إستخدام تدريب المتطوعين كأداة لجلبهم وتحفيزهم والإحتفاظ بهم ومساندتهم.

يمكن للمؤسسة أن تخلق بيئة عمل إيجابية للمتطوعين من خلال إنشاء برنامج تدريبي لهم يقوم ب:

  • توفير حد أدنى من مستوى الكفاءة لكافة المتطوعين
  • تعريف المتطوعين الجدد بالبرنامج وبأدوارهم الفردية
  • تنمية كفاءات المتطوعين التي يمكن تبديلها عبر برنامج التدريب المتخصص
  • تحسين نوعية الخدمات التي يمكن تقديمها من قبل المؤسسة
  • بناء سمعة المؤسسة بالتزامها بمساندة وتنمية المتطوعين
  • تضمن بأن تؤمن المجموعات المختلفة من المتطوعين الذين لديهم مهارات مهنية
  • استخدام التدريب كطريقة لجلب متطوعين
  • إعطاء حوافز للمتطوعين لإلتزامهم بالعمل من خلال دورات تدريبية مختلفة
  • الإحتفاظ بالمتطوعين الحاليين العاملين بالمؤسسة

تدريب المتطوعين هو إجراء مستمر لا ينتهي لتوفير معلومات مستمرة، وإعادة المعلومات، ويضمن التدريب تحديث وتحسين مهارات المتطوعين باستمرار.

ماهي الصعوبات التي تواجهها المؤسسات مع المتطوعين وكيف يتم التعامل معها؟

يخدم المتطوعون المؤسسات بأدوار وقدرات مختلفة ويتم إستخدام مهاراتهم وطاقاتهم لجلب رؤية وتطلعات مستقبلية جديدة ولخلق صورة إيجابية للمؤسسة في المجتمع المحلي. لقد أصبح وجود المتطوعين أساسياً للمؤسسات أكانت كبيرة أم صغيرة مما يؤدي عدداً من التحديات وعلى وجه الخصوص في مجال اختيار وإدارة المتطوعين. وتتضمن هذه التحديات ما يلي:

المهارات

غالباً ما تواجه المؤسسات صعوبة في إيجاد متطوعين بمهارات وخبرات مناسبة ويزداد الامر صعوبة عند العمل بمصادر محدودة وبعدد قليل من الموظفين المدربين.

يمكن تخطي هذه التحديات من خلال برنامج إعاد برنامج تعريفي و أو تدريبي للمتطوعين مما قد يساعد في إعادة توجيه جهود الموارد المحدودة – الوقت والموظفين المدربين – لفترة وجيزة من الوقت.

عدد فائض من المتطوعين

هناك بعض المؤسسات التي تواجه نوعاً آخر من التحدي وهو عدم قدرتها على إستيعاب عدد المتطوعين المسجلين لديها. إن حملات توظيف المتطوعين على الإنترنت قد ينتج عنها عدداً أكبر من المطلوب أو المتوقع من المتطوعين.

خذ بعين الإعتبار وضع معايير لمشاركة المتطوعين مثل تحديد العمر المطلوب، المهارة أو مستوى الخبرة. و هذا لن يساعد فقط على إجراء عملية اختيار المتطوعين لكن أيضاً سيحدد عددهم للمشاركة بكل فرصة تطوعية. وكحلول أخرى يمكنك القيام بالاختيار المبكر للمتطوعين وتسهيل معايير الاختيار وتوسيع مجال الاختيار.

الأمور المتعلقة بالمسؤوليات القانونية

من القضايا التي تهم المشرفون على المتطوعين وهي القيود أو المسؤوليات القانونية وسلامة المتطوعين أثناء قيامهم بعملهم. إن الأمور المتعلقة بالحماية والمسؤولية القانونية والتأمين يجب أن تأخذ بعين الاعتبار عند إدارة المتطوعين. مما يتطلب من المتطوعين أن يوقعوا على وثيقة قانونيةتفيد بأنهم لن يقوموا بأعمال تعرضهم خاصة عند تطوعهم في الخارج.

عدم الإلتزام

إن عدداً لابأس به من المتطوعين قد يرغبون في التطوع لفترة قصيرة. لذا يصبح من الضروري الاستثمار في تدريب مجموعة من المتطوعين لإعطائهم مسؤوليات أكبر.

على سبيل المثال، سيشعر المتطوعين أنهم يستحقوا أن يعملوا بمشروع، أن يتواجدوا بمناسبة أو بنشاط، فمثلاً يمكن أن يشعر المتطوعون أنهم ساهموا في مشروع ما إن قاموا بالمساعدة في ترتيب الأعمال اللوجستية أو إن كانت التغذية الراجعة عنهم موجودة. وهذه طريقة جيدة لإبقائهم متحفيزين والإقرار بجهودهم. فمشاركتهم كمتطوعين مدربين قد تعوض عن عدم وجود موظفين يتلقون أجر للقيام بمهمة التدريب والاشراف على المتطوعين الجدد.

التمويل المالي والميزانية

أخيراً، يعتبر نقص التمويل المالي للمتطوعين تحدي كبير يواجهه منسقو المتطوعين. يمكن تخطي هذا التحدي بإقامة حملات للتمويل المالي بما يشمل جمع تبرعات فردية والتواصل مع شركات كبيرة. من الممكن هنا تدريب متطوعين شباب للقيام بحملات التوعية هذه وجمع التبرعات مما يساعد على نشر المعرفة بالمؤسسة.

فكر قبل أن توظف!

يجب على المؤسسات أن تقيّم إحتياجاتها بشكل دقيق وتحدد وأهدافها ورؤيتها قبل تسجيل المتطوعين. لا يجوز النظر الى المتطوعين كعاملين مجانيين فهم عاملين فعّالين يعتبرون جزءاً هاماً من المؤسسة ويجب النظر إليهم كإمتداد للموظفين المحترفين. إن مساهمتهم في تحقيق رؤية المؤسسة يعتير دو قيمة كبيرة.

لماذا يتم تعيين المتطوعين؟

التطوع هو عبارة عن أناس عاديون يكرسون جزءاً من وقتهم لقضية وللقيام بأعمال إستثنائية رائعة. لا تقلل من الأثر الذي يمكن أن يتركه المتطوع على عمل المؤسسة، فهناك فوائد لا تعد.

عندما تقوم المؤسسة بدمج المتطوعين كإمتداد للموظفين المحترفين لديها فإن هذا سيساعد المتطوعون على المساهمة في تحقيق رؤية وأهداف المؤسسة.

فوائد المتطوعين

إن فوائد التي يجلبها المتطوعين للمؤسسة لا تعد ولا تحصى بما يشمل الآتي:

  • الوقت، الطاقة، أو المهارات الفريدة التي تساعد على تحقيق أهداف المؤسسة
  • التنوع والرؤيا الجديدة خاصة إن تم إدماجهم ضمن ثقافة المؤسسة.
  • يعملون كسفراء للمؤسسة والمجتمع ويشجعون زملائهم والآخرين للتفكير بالتطوع.
  • بناء صورة إيجابية عن المؤسسة خاصة لدى الباحثين عن العمل.
  • الأمور المتعلقة بالمال والقيم الإجتماعية للمؤسسة وللمتطوعين أنفسهم.
  • يمكن للمتطوعين الشباب أن يقدموا أفكاراً عظيمة عن كيفية استقطاب المزيد من الشباب اليافع عبر المواقع الإجتماعية والتكنولوجيا.

المتطوعون هم قوام الحياة لأي مؤسسة غير ربحية. فهم متحفزون للعمل بمحض رغبتهم لخدمة مجتمعهم. فكيف يمكنك أن توفر خبرة إيجابية للمتطوعين لديك وتحصل على أفضل ما لديهم:

1.المؤسسات الحكومية

يمكن لبرنامج التطوع أن يخفّض من نسبة التكاليف غير المباشرة للمنشآت الحكومية وللمؤسسات من خلال التبرع بمهاراتهم المهنية وخبراتهم. وكمسؤول عيك تحديد المهارات بين المتطوعين الشباب والتي قد تعود بفائدة كبيرة على مؤسستك.

إن المتطوعين المدرببين يعكسون صورة المجتمع الذي تخدمه مما سيساعدك على تحديد احتياجات مجتمعك والموارد التي يمكنك توفيرها. كما ستصبح على دراية في كيفية التعامل مع مختلف فئات المجتمع.

2.المؤسسات غير الربحية

المؤسسات غير الربحية بحاجة للمتطوعين للعمل كصلة وصل ما بين المؤسسة ومختلف شرائح المجتمع. فعدم وجود متطوعون قد يؤدي بالمؤسسة الى نقص الموارد وبالتالي يصبح لديها صعوبة في الوصول الى الناس الذين هم بأمس الحاجة الى المساعدة. إن تبرع المتطوعين بوقتهم وطاقتهم لخدمة هذه المؤسسات وبالمقابل توفر المؤسسة المتطوعين بالموارد التي يحتاجون لها لمساعدة الآخرين.

لدى الشركات والمؤسسات المستقلة نوع آخر من المسؤولية تجاه مجتمعهم، وواجبهم الإجتماعي هو الذي يحفزهم على خدمة مجتمعهم. يساعد التطوع على تشجيع التعاون بين المؤسسات الحكومية وغير الحكومية لخدمة مجتمعهم بشكل أفضل.

كيف يمكن المحافظة على المتطوعين؟

من السهل على المؤسسة أن تحدد وتجلب المتطوعين الجدد. الا الأمر الأكثر تحدياً هو المحافظة عليهم وتوفير الفرص لهم لإستخدام مهاراتهم وبالتالي تزويدهم بخبرة مرضية. إن كلمة شكر في العادة من مجتمعهم ومن المؤسسة التي عملوا فيها هي كافية للمتطوعين. ويمكن أن تعزز المؤسسات من خبرات المتطوعين بمساعدتهم على تطوير مهارات جديدة وخلف فرص لهم لإظهار مهاراتهم الحالية ومكافأتهم من خلال الاعتراف المتميز بجهودهم.